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Interrupciones: amenaza a la productividad

Una interrupción es cualquier suceso que te distrae de la actividad que has decidido llevar a cabo. Puede ser la llegada de un correo, una llamada o alguien en la puerta de tu oficina. Las interrupciones reducen la productividad y hay estudios que sugieren que las personas pueden tardarse en promedio más de 20 minutos en volver a la actividad original.

Cuando las personas son constantemente interrumpidas pueden desarrollar la habilidad para trabajar más rápido pero, generalmente, es a costa de estrés y frustración. Asimismo, es importante reconocer que las interrupciones también pueden ser útiles si estas aportan información valiosa sobre lo que estamos haciendo en ese momento o nos recuerdan algo que habíamos olvidado. Sin embargo, la mayor parte del tiempo la información recibida pudo haber esperado.

El tema de las interrupciones en la oficina está siendo cada vez más estudiado por expertos. En lo que tenemos información más precisa sobre el costo de estas un puede simplemente observar y anotar todo lo que pasa a lo largo de un día. ¿Cuántas veces te interrumpieron? ¿Te aportaron información valiosa las interrupciones? ¿Cuánto tiempo te tardaste en regresar a la actividad original? ¿Pudo haber esperado?

Discurso de elevador: ¿Estás preparado?

Vas a una conferencia a presentar el proyecto tecnológico en el que llevas meses trabajando. Cuando acaba la conferencia te retiras, y al subirte al elevador te das cuenta que ahí está el inversionista más importante del país. Tienes 30 segundos para decirle cuál es tu proyecto y por qué es importante que invierta en él. ¿Estás preparado?

Tu área lleva meses trabajando en un proyecto y aún no sabes si otras áreas de la empresa querrán implementarlo. Tú consideras que el proyecto es crucial para la sobrevivencia de la empresa pero sabes que los directivos son bastante inaccesibles. Son las dos de la tarde y al salir con prisa a una comida entras al elevador para darte cuenta que el CEO está ahí. Tienes 30 segundos para decirle por qué el proyecto en el que estás trabajando va a revolucionar el futuro de la empresa. ¿Estás preparado?

Estrés en la oficina

Llegas a la oficina y encuentras cien correos esperándote, los proveedores están atrasados, tus clientes te  reclaman, tu jefe quiere ver resultados y en una hora tienes una cita del otro lado de la ciudad.

En el portal BNet describen la palabra "stress" como "un estado psicológico y físico que resulta de tener demandas que exceden las capacidades del individuo". El estrés afecta el ámbito laboral al disminuir la capacidad de un trabajador y al ser causa de múltiples enfermedades. El Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional (NIOSH) muestra en su página de Internet los siguientes datos:

• 40% de los trabajadores opinaron que su  trabajo es muy estresante.

• 25% consideraron que el trabajo es su principal  fuente de estrés.

• 75% considera que los empleados tienen hoy más estrés como causa del trabajo que las personas de la generación anterior.     

• Los problemas de la salud están más fuertemente asociados con los problemas en el trabajo que con cualquier otra causa del estrés en la vida (financieros o familiares).

La palabra estrés surge en 1950.  ¿Habrá habido personas trabajado bajo estrés en 1900, en 1800 o en el año 1000 A.C.?

Compartir información en la empresa: el caso de HP

Thomas Davenport, experto en Administración de la Información de la Universidad de Texas, se basó en el caso de HP para hacer una reflexión sobre lo que implica crear mecanismos para compartir información entre distintas áreas y empleados en las empresas.  El ensayo de título  "If only HP knew what HP knows..."  presenta el siguiente dilema:

En Hewlett-Packard (HP) trabajan más de 100 mil empleados en 600 oficinas diferentes. La pregunta es cómo HP podría obtener y beneficiarse del conocimiento que tiene cada uno de sus empleados. HP es una empresa que funciona de manera descentralizada y donde la información no se comparte por vías institucionales sino por vías informales. La rotación de empleados, por ejemplo, es de los pocos sucesos que permiten llevar conocimiento de un area a otra. 

Imaginar un mundo donde HP sepa lo que sabe HP abre un sinnúmero de posibilidades. La pregunta es cómo compartir información en un entorno descentralizado, sin que el costo de cordinación sea demasiado alto.

Getting Things Done

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity además de ser el libro de David Allen que ha vendido cientos de miles de ejemplares, es un sistema diseñado para organizar todas las actividades que uno lleva a cabo en la vida. Las personas que trabajan con este sistema comentan que, con elementos tan sencillos como un calendario, una bandeja de entrada y listas bien estructuradas, el sistema Getting Things Done (GTD) libera energía mental, incrementa la creatividad y reduce el estrés. Hoy GTD es todo un movimiento basado en la creencia de que la productividad no tiene porque ir en detrimento de la calidad de vida. Recomiendo visitar la página de Internet de Getting Things Done así como el artículo de BNet titutlado Who is David Allen?

Dilbert

En 1989 Scott Adams crea Dilbert, el comic del oficinista de cuello blanco. Gente que odia su trabajo, políticas de oficina sin sentido, jefes poco reflexivos y juntas innecesarias, son solo algunas de las cosas que Scott Adams nos muestra.

Procrastinar

Según el Diccionario de la Real Academia Española procrastinar es: diferir, aplazar. En el ámbito laboral se refiere a posponer actividades necesarias por otras que resultan más placenteras.

Al respecto Daniel Gross en la revista Slate escribe un artículo de título Lazy Money. The procrastinator's portfolio: An investment guide. En este menciona como, mientras que algunas empresas pierden dinero porque la procrastinación lleva a los empleados a no ser tan productivos, hay otras empresas que ganan.  Así, si una empresa quisiera diversificar, podría invertir en aquellas empresas en las que sus empleados “pierden” el tiempo. Algunas de ellas son: Starbucks, Ebay, Apple y The New York Times.